Datenschutzerklärung – TimeTracker

für die App „TimeTracker“ (Zeiterfassung & Fahrtenbuch)

Stand: 09. September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Anbieter:

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Nutzer der App „TimeTracker“ ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der DSGVO und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG). Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir bei Nutzung der App verarbeiten, zu welchem Zweck dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen dabei zustehen.

Registrieren Sie ein Firmenkonto und legen darüber Mitarbeiterkonten an bzw. erfassen Sie Daten Ihrer Mitarbeiter, sind Sie als Unternehmen im Verhältnis zu Ihren Mitarbeitern regelmäßig selbst datenschutzrechtlich verantwortlich; wir stellen insoweit die technische Plattform zur Verfügung. Diese Datenschutzerklärung richtet sich daher sowohl an Endnutzer (natürliche Personen, die die App nutzen) als auch an Unternehmen, die die App für ihren Betrieb einsetzen.

3. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung erheben wir: Firmenname, Name der registrierenden Person bzw. der angelegten Mitarbeiter, E-Mail-Adresse sowie ein bei uns nur verschlüsselt (gehasht) gespeichertes Passwort.

Zweck: Bereitstellung und Verwaltung des Nutzerkontos, Authentifizierung, Zuordnung der erfassten Zeiterfassungs- und Fahrtenbuchdaten zum jeweiligen Nutzer bzw. Unternehmen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags) bzw., soweit ein Mitarbeiter durch seinen Arbeitgeber angelegt wird, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an der Organisation seines Betriebs) in Verbindung mit den arbeitsrechtlichen Grundlagen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

4. Zeiterfassungs- und Fahrtenbuchdaten, Standortdaten (GPS)

Im Rahmen der Kernfunktionen der App verarbeiten wir:

• Beginn, Ende und Dauer von Arbeitszeiten („Zeiterfassung“) sowie zugeordnete Projekte/Tätigkeiten;
• Beginn, Ende, Strecke und Kilometerstände von Fahrten („Fahrtenbuch“), einschließlich Zweck der Fahrt und ggf. Kundenzuordnung;
• Standortdaten (GPS-Koordinaten), sofern Sie die entsprechende Berechtigung erteilt haben. Diese können sowohl während aktiver Nutzung als auch – sofern die Berechtigung „Immer erlauben“ erteilt wurde – im Hintergrund erfasst werden, solange eine Zeiterfassung oder Fahrt aktiv ist.

Zweck: Führung eines vollständigen und nachvollziehbaren Zeit- bzw. Fahrtenbuchs, Standortzuordnung von Arbeitszeiten und Fahrten, betriebliche Auswertung (z. B. Auswertungen/Reports für Administratoren eines Firmenkontos), ggf. Nachweis gegenüber Finanzbehörden (elektronisches Fahrtenbuch).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie – im Beschäftigungskontext zwischen Unternehmen und Mitarbeitern – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Betriebsorganisation und Dokumentation) bzw. eine im jeweiligen Beschäftigungsverhältnis bestehende gesonderte Rechtsgrundlage (z. B. Einwilligung, Betriebsvereinbarung), die durch das jeweilige Unternehmen als Arbeitgeber sicherzustellen ist.

Hinweis zur Standorterfassung im Hintergrund: Die Standorterfassung im Hintergrund erfolgt ausschließlich, solange eine Zeiterfassung oder Fahrt aktiv ist, und dient der lückenlosen Streckenaufzeichnung. Sie können die Standortfreigabe jederzeit in den Betriebssystemeinstellungen Ihres Geräts einschränken oder widerrufen; dies kann jedoch dazu führen, dass einzelne Funktionen der App (insbesondere die automatische Streckenaufzeichnung) nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung stehen.

5. Push- und lokale Benachrichtigungen

Die App kann Sie – sofern von Ihnen zugelassen – über Push- bzw. lokale Benachrichtigungen informieren (z. B. Erinnerung an eine noch laufende Zeiterfassung/Fahrt, Statusänderungen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen App) bzw. Ihre über die Systemeinstellungen erteilte Zustimmung. Sie können Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts deaktivieren.

6. Abonnements und Zahlungsdaten

Kostenpflichtige Funktionen der App werden über In-App-Abonnements abgewickelt, die über die Zahlungssysteme von Apple (App Store) bzw. Google (Google Play) abgerechnet werden. Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartendaten) werden ausschließlich von Apple bzw. Google verarbeitet; uns werden lediglich Informationen über den Kaufstatus (z. B. aktives Abonnement, Ablaufdatum) übermittelt, nicht jedoch vollständige Zahlungsdaten. Es gelten insoweit ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Apple bzw. Google.

7. Kartendarstellung (Google Maps SDK)

Für die Kartenansicht (z. B. Standortübersicht für Administratoren) verwenden wir das Google Maps SDK der Google Ireland Limited bzw. Google LLC (USA). Bei Nutzung der Kartenfunktion werden Daten (u. a. IP-Adresse, dargestellte Standortdaten) an Google übermittelt und dort ggf. auch in die USA bzw. andere Drittländer übertragen und verarbeitet. Google stützt sich hierfür nach eigenen Angaben auf das EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. auf EU-Standardvertragsklauseln als zusätzliche Garantie für ein angemessenes Datenschutzniveau. Nähere Informationen entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionalen Kartendarstellung).

8. Empfänger der Daten, Auftragsverarbeiter

Ihre Daten werden ausschließlich an folgende Kategorien von Empfängern weitergegeben, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist:

• von uns eingesetzte Hosting- und Infrastrukturdienstleister zur technischen Bereitstellung der App und Speicherung der Daten [Name und Sitz des/der eingesetzten Hosting-/Cloud-Anbieter(s) sind hier zu ergänzen, sobald diese feststehen];
• Apple Inc. bzw. Google LLC/Google Ireland Limited im Rahmen der Bereitstellung der App über den jeweiligen Store sowie der Zahlungsabwicklung von Abonnements;
• Google (Google Maps SDK) im Rahmen der Kartendarstellung, siehe Abschnitt 7;
• soweit gesetzlich verpflichtend, an Behörden (z. B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden).

Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, sind bzw. werden – soweit erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

9. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit im Rahmen der Nutzung von Diensten wie Google Maps oder den App-Stores von Apple/Google eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (insbesondere die USA) erfolgt, stützen wir uns auf die von den jeweiligen Anbietern zur Verfügung gestellten geeigneten Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschluss/Data Privacy Framework).

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist bzw. wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorsehen (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für fahrtenbuchrelevante Aufzeichnungen von grundsätzlich sieben Jahren gemäß § 132 BAO). Nach Löschung eines Nutzerkontos werden die zugehörigen Daten gelöscht bzw. anonymisiert, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach Maßgabe der DSGVO folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an: timetracker@kainzner.net.

Sind Sie Mitarbeiter eines Unternehmens, das die App im Rahmen eines Firmenkontos einsetzt, wenden Sie sich für die Ausübung Ihrer Rechte bezüglich der von Ihrem Arbeitgeber über die App erfassten Daten primär an Ihren Arbeitgeber, da dieser insoweit regelmäßig selbst datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist (siehe Abschnitt 2).

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde in Österreich ist:

Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Website: https://www.dsb.gv.at

13. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen (u. a. verschlüsselte Übertragung, sichere Speicherung von Zugangsdaten). Ein absoluter Schutz vor allen Risiken kann jedoch nicht garantiert werden.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen der App bzw. der von uns eingesetzten Dienste anzupassen. Es gilt jeweils die in der App abrufbare aktuelle Fassung.

15. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an: Christoph Kainzner, timetracker@kainzner.net